Årlig godkendelse som folkeoplysende forening
Foreningens godkendelse fornyes for et kalenderår ad gangen, tilskud og ret til lokaler gives ligeledes for et år ad gangen.
Ansøgningsprocedure for årlig godkendelse af folkeoplysende foreninger
Er din forening godkendt under folkeoplysningsloven, modtager foreningen hver november en e-mail, med information vedr. den årlige godkendelse.
I e-mailen kan du finde:
- Vejledning til ansøgningen
- Ansøgningsfrist
Modtager foreningen ikke en e-mail i november, bedes I kontakte Fritids- og Kulturcentret.
Hvordan ansøger du?
- Du indberetter medlemstal i Conventus.
- Du udfylder et ansøgningsskema i Conventus.
Tips til ansøgningen
- Er din forening ikke oprettet i Conventus,
Gå ind på www.conventus.dk
Klik på "opret organisation"
Indtast foreningens data
Vælg "pro" under pakke. Udgiften betales af Høje-Taastrup Kommune
Udfyld feltet "priskategori" ud fra foreningens antal medlemmer
Vælg Høje-Taastrup Kommune
Alle felter med * skal udfyldes. I må dog meget gerne udfylde CVR-nummer, da vi bruger det til udbetalinger til foreningen.
Vælg ny bruger og udfyld felterne og klik gem
Du modtager herefter en mail fra Conventus med brugernavn og password til foreningens profil
Du skal kontakte fritidkultur@htk.dk når du har oprettet din forening i Conventus, så foreningen kan få tildelt de korrekte rettigheder til at booke lokaler på skoler og i kulturhusene.
- Relevante dokumenter, som efterspørges f.eks. medlemslister, vedtægter mm. skal helst vedhæftes direkte i formularen, men kan også sendes per e-mail til fritidkultur@htk.dk.
- Medlemslisten skal kun indeholde navn og fødselsdato. Hvis du sender personfølsomme oplysninger om f.eks. oplysninger om medlemmer af politiske organisationer, skal medlemslisten sendes sikkert via digital postkasse til Høje-Taastrup kommune. Husk at skrive tydeligt, at medlemslisten skal videresendes til Fritid og kultur.
- Efter indtastningen modtager ansøgeren en kvittering pr. mail, hvor modtagelsen bekræftes. Du kan altid se hvad du har indtastet i Conventus.
- Hvis du efterfølgende opdager fejl i de indtastede data, kan disse rettes ved at kontakte Fritid & Kultur.
- OBS: Foreninger, der afleverer ansøgning om tilskud efter ansøgningsfristen, mister en tolvtedel tilskud pr. måned. Tilskud beregnes fra den 1. i måneden efter foreningsudvalgets godkendelse af ansøgningen.
Læs hvordan din forening kan godkendes første gang
Læs om krav til vedtægter og indhentelse af børneattester
Vejledning i hvordan du indberetter eller ændrer oplysninger om bestyrelsen i Conventus rekvireres ved henvendelse til Fritid og Kultur.
Vejledning til indberetning af medlemmer i Conventus og udfyldelse af ansøgningsblanketten rekvireres ved henvendelse til Fritid og Kultur.
Regler for ansøgning og regnskabsaflæggelse
- Medlemmer og regnskab indberettes for perioden 1. januar til 31. december.
- Foreninger, der afleverer ansøgning om tilskud efter ansøgningsfristen, mister en tolvtedel tilskud pr. måned ansøgningen er forsinket. Tilskud beregnes efterfølgende fra den 1. i måneden efter godkendelse af ansøgningen.
- Foreningen kan ikke modtage tilskud for et nyt kalenderår, før foreningen har indsendt et retvisende regnskab for allerede modtagne tilskud.
- For at tilskuddet kan udbetales skal foreningen have en NemKonto og et CVR-nr.
Medlemstallet er en optælling af alle foreningens aktive medlemmer. Aktive medlemmer defineres som medlemmer, der selvstændigt har indmeldt sig i foreningen og har betalt kontingent for aktivt medlemskab i minimum tre måneder.
Kontingentet skal som minimum give det aktive medlem følgende rettigheder:
- Ret til adgang/deltagelse i foreningens træning og aktiviteter
- Ret til adgang til foreningens faciliteter og anlæg
- Fulde demokratiske rettigheder, herunder stemmeret og valgbarhed. Medlemmer, som eksempelvis på grund af alder (under eksempelvis 14 år), ikke har stemmeret, skal medtages i registreringen, hvis de i øvrigt betaler aktivt kontingent og opfylder de øvrige betingelser for ”aktivt medlem”
- Arbejdspladser med firmaidrætsaktiviteter, hvor der ikke er dannet en egentlig forening, er udøverne at regne for medlemmer alligevel.
Alle ovenstående punkter skal være opfyldt, for at medlemmet tæller som aktivt medlem.
Æresmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, trænere med flere, som har fri kontingent, tælles også med som aktive medlemmer.
Personer, som alene betaler for engangsydelser eller gebyrer, anses ikke for aktive medlemmer.
Medlemmer som har et familiemedlemskab er tilskudsberettiget, hvis de opfylder reglerne for familiemedlemskab.
- Familiemedlemskabet dækker personer med samme adresse. Hvis der er tale om delt forældremyndighed vil begge biologiske forældres adresse gælde som ”hjem-adresse”.
- Forudsætningen for et familiemedlemskab er, at en eller flere børn/unge i familien er medlemmer af og aktive deltagere i regelmæssige aktiviteter i foreningen/kredsen.
- Kontingentet for familiemedlemskab udgør minimum 100 kr. pr. registreret person om året.
- I særlige tilfælde vil plejeforældre kunne medregnes, såfremt barnet/den unge bor i et fast plejeforhold hos disse voksne.
For at blive godkendt som folkeoplysende forening i Høje-Taastrup Kommune, skal det samlede kontingent pr. medlem være minimum 100 kr. pr. år.
Alle folkeoplysende foreninger, undtagen de kulturelle foreninger, skal aflevere medlemsliste for at blive godkendt hvert år.
Medlemslisten skal indeholde navn og fødselsdato (ikke cpr. nr.).
Det er op til foreningen, om der aflægges virksomhedsregnskab eller et decideret tilskudsregnskab.
Der skal dog altid fremgå som indtægt:
- Hvad foreningen har modtaget i tilskud fra kommunen i kalenderåret. Det kan være basis- og aktivitetstilskud eller grundtilskud (for kulturelle foreninger).
- Hvad foreningen har modtaget i kontingenter for hele kalenderåret.
Det skal også tydeligt fremgå af regnskabet, hvordan tilskuddet fra Høje-Taastrup kommune er anvendt. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter i henhold til foreningens formål. Det kan også være rekvisitter, som bruges til aktiviteten.
Regnskabet skal være attesteret af revisor og underskrevet af formanden og/eller kassereren. Revisor vælges blandt foreningens medlemmer. Revisor må ikke være samboende eller i nær familie med foreningens bestyrelsesmedlemmer eller selv være bestyrelsesmedlem.
Foreninger, der får under 250.000 kr. i tilskud kan vælge en foreningsvalgt revisor. Foreninger, der får tildelt tilskud over 250.000 kr., SKAL vælge en statsautoriseret eller registreret revisor.
Alle foreninger skal ved tro og love erklære at de indhenter børneattester (findes som afkrydsningsfelt i ansøgningen). Dette gælder også foreninger, der udelukkende tilbyder aktiviteter for voksne.
1. Erklæring om indhentelse af børneattester - gælder også for foreninger, som kun har voksenmedlemmer
- Folketinget har vedtaget, at alle foreninger skal underskrive en erklæring om indhentelse af børneattester. Dette gælder også foreninger, der udelukkende tilbyder aktiviteter for voksne.
- Erklæringen er ikke det samme som at indhente børneattester. Foreningen erklærer, at hvis der indmeldes børn og unge under 15 år, så vil foreningen indhente børneattester.
- Lovgivningen er vedtaget for at minimere risikoen for seksuelle overgreb mod børn.
2. Selve børneattesten skal indhentes, når man får kontakt med børn og unge under 15 år.
- Alle foreninger og projekter skal ifølge loven indhente børneattester på alle personer, som har kontakt med børn og unge under 15 år.
- Krav til børneattest gælder for folkeoplysende foreninger, frivillige sociale foreninger, eller integrationsprojekter, uanset om de udføres af foreninger eller private.
- Børneattesten sendes ikke til kommunen - det er foreningen, som har ansvar for børneattesten.
Stikprøvekontrol sikrer, at det kommunale tilskud bliver brugt i henhold til Byrådets fordelingsregler, og at kommunens foreninger får det tilskud, og de lokaler, de har ret til i forhold til antallet af medlemmer. 5 % af foreningerne vil årligt blive udtaget til stikprøvekontrol af deres tilskudsregnskaber.
Formål med stikprøvekontrol
Foreningernes tildeling af kommunale lokaler og tilskud beregnes ud fra antallet af medlemmer. Jo flere medlemmer, jo mere får man i tilskud og timer i kommunale lokaler. Da midlerne kommer fra en central pulje, betyder det, at forkerte indberetninger får konsekvens for de andre foreninger.
Lidt om processen
Det er administrationen, der beslutter hvilke foreninger, der skal udtages til stikprøvekontrol.
Foreningen modtager et brev i januar, hvis foreningen er udtaget til stikprøvekontrol. Foreningen får en frist på ca. 3 uger til at aflevere materialet.
Stikprøvekontrol gennemføres i februar og marts måned. Administrationen kontrollerer om foreningernes kontingentindtægter svarer til antallet af medlemmer, altså om der er indbetalt kontingent for alle medlemmer.
Resultaterne af stikprøvekontrollen forelægges for foreningsudvalget i maj. Svar på resultatet af stikprøvekontrollen sendes til foreningen efter foreningsudvalgets møde.
Dokumentationskrav
Foreningen indsender:
- Dokumentation for indbetalt kontingent for et kalenderår
- Kontingentsatser for kalenderåret (alle hold), samt betalingsterminer (fx halvårlige eller kvartalsvis).
Godkendte folkeoplysende foreninger kan bl.a. søge tilskud til aktiviteter, kurser og lokaletilskud samt søge tilskud fra Foreningsudviklingspuljen.
Bemærk at det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde (undtaget aftenskoler) primært yder støtte til børn og unge (0-24 år).
Hvilke type forening eller aktivitet søger du tilskud til?
