Lokaler

Byrådet har besluttet, at der ikke må holdes private fester i kommunale lokaler.

Som udgangspunkt kan du ikke låne et kommunalt lokale som privatperson til et privat arrangement.

Der er dog nogle undtagelser – eksempelvis:

Hvis du er medlem af en grundejerforening, kan lokalet stilles til rådighed til fx en generalforsamling. Er du forælder i kommunen, kan et lokale stilles til rådighed til et forældremøde.

Ja, kommunen stiller gratis lokaler til rådighed, ved enkeltstående arrangementer, der kun relaterer sig til det konkrete møde. Eksempelvis borgermøde eller generalforsamling.

Ønsker I at låne et lokale, skal I sende en ansøgning om at booke lokalet Conventus www.conventus.dk. Der kan godkendte folkeoplysende foreninger i kommunen booke de lokaler i Høje-Taastrup Kommune, der kan anvendes af fritidsbrugere. Er foreningen ikke oprettet i Conventus, skal den først oprettes.

Se hvordan du opretter din forening i Conventus

Når foreningen er oprettet i Conventus, skal foreningens bookingsansvarlige tildeles rettigheder. Kontakt Casper Graugaard, 43 59 13 11, CasperGr@htk.dk.

Den bookingansvarlige logger på Conventus, og sender en ansøgning om at booke et lokale. Ansøgningen godkendes af Fritid og Kultur, og ansøgeren får en bookingbekræftelse per mail.

Vejledning i booking af lokale sendes ved henvendelse til Fritids- og Kulturcentret.

For at komme ind i det lokale I har booket, skal I have en brik. Den får I udleveret af den tekniske Serviceleder på den pågældende skole. Kontakt Fritid og Kultur, hvis du mangler kontaktoplysninger til servicelederen.

Ønsker I borde, stole eller andet, skal I skrive det i bemærkningsfeltet når I sender en ansøgning i Conventus. Ellers kan I efterfølgende sende en mail til caspergr@htk.dk hvis det drejer sig om skolelokaler, eller til Kulturhusene@htk.dk, hvis det drejer sig om lokaler i Kulturhusene.

Ønsker I et arrangement med overnatning, skal du huske at meddele overnatningen til den kommune hvor overnatningen skal foregå. Dette skal ske senest 2 uger før første overnatningsdøgn.

Du skal orientere beredskabet om den midlertidig overnatning her.

Du skal sende en ansøgning om overnatning til bmc@htk.dk

Meddelelsen skal vedlægges følgende information og dokumentation.

• Dato og længde for overnatningen.
• Adressen for overnatningen.
• Antal overnattende.
• Kontaktperson under overnatningen.
• Oplysning om hvorvidt der er fast vågen vagt ved den midlertidige overnatning.
• En kopi af belægningsplan for overnatning i rum med flere end 50 overnattende.

Ved midlertidig overnatning for flere end 50 personer i samme rum skal der udarbejdes en belægningsplan, der viser belægningsfelterne, hvor der kan overnattes eller opmagasineres inventar og bagage samt flugtvejspassagerne mellem belægningsfelterne og udgangsdørene.

Den aktuelle belægningsplan skal ophænges i hvert rum for den midlertidige overnatning på et let tilgængeligt og synligt sted. Belægningsplanen er til brug for både arrangører og brugerne for sikring og vedligeholdelse af frie flugtvejspassager frem til rummets udgangsdøre. Plantegninger kan rekvireres hos caspergr@htk.dk

En sæson kører fra 1. september til 30. juni. Ønsker I at forlænge jeres sæson, skal I kontakte Fritid og Kultur, som vil forlænge bookingen for jer, hvis det er muligt.

For indeværende sæson kan I booke til og med slutningen af juni måned. Næste sæson bliver frigivet omkring april-maj måned. Foreningen modtager direkte mail når det sker.

Som udgangspunkt bliver skoleferierne ikke booket ved sæsonbookinger. Ønsker I tider i skolernes sommerferie, kan I sende en ansøgning i Conventus.

Der kan dog være perioder i sommerferien, hvor lokalerne ikke er tilgængelige på grund af vedligeholdelsesarbejde.

Ønsker I at leje et lokale, skal I kontakte Fritid og Kultur, som vil hjælpe med eventuelle ledige lokaler. Se priser for udlejning i afsnit "udlejning af kommunale lokaler".

Har I lånt Spejderarealet, skal I have en nøgle. Denne nøgle får I udleveret i Fritids- og Kulturcentret. Ring til Casper Graugaard på 43 59 13 11 og aftal nærmere.

Kontakt Casper Graugaard på 43 59 13 11, eller skriv til CasperGr@htk.dk, hvis du vil vide mere om lokaler.

Hvem kan låne lokaler?

Der er tale om en prioriteret rækkefølge:

Frister ved aflysning

Den primære bruger har ret til adgang til lokalerne, men ved aflysning er der følgende frister:

I tvivlsspørgsmål om hvem der kan låne lokaler, fortolker Fritid og Kultur reglementet, som løbende bliver ajourført. Afgørelser kan ankes til Byrådet senest fire uger efter meddelelse af afgørelse.

Skolerne er primærbruger i tidsrummet 8 - 16 - og har derfor fortrinsret til idrætsfaciliteterne i dette tidsrum.

Åbningstider for fritidsbrugere på skolerne

• Lokaler og faciliteter er som udgangspunkt åbne fra 16 - 22.
• Lørdag 8 - 12 er afsat til almindelig træning, efter 12.00 er tiden til stævner og kampe.
• Omklædningsrum åbnes/lukkes ½ time før og efter træning i hal eller sal.

Idrætsforeninger, Fritidsklubber, Daginstitutioner og Skolernes fritidsordning kan søge den ledige tid hos Fritid og Kultur. Booking af tider sker i Conventus.

Oversigten over ledige tider vil være opdateret fra uge 34.

Skolerne tildeles hvert år den tid, der er nødvendig for:

• at overholde den af byrådet fastsatte timeramme for faget
• at sikre den stedlige skolebestyrelses eventuelle beslutning om udvidelse af fagets timetal
• at sikre fleksibel planlægning, skemaomlægninger og lærerforberedelse afsættes der 4 timer ugentligt
• Der regnes med en klasse pr. lokale

Hvis skolerne ønsker omlægninger f.eks. i forbindelse med større arrangementer, afgangsprøver m.m., skal dette varsles over for de konkrete brugere og Fritid og Kultur senest tre uger forinden.

Aflysninger/ændringer skal varsles senest 3 uger før (jf. de gældende retningslinjer).

Da de generelle lokaleforhold - primært mulighed for holddelingslokaler - er ringe på Parkskolen, har skolen tillige mulighed for at disponere i et vist omfang over idrætslokaler til holddeling. Den ønskede disponering skal fastlægges i forbindelse med skoleårets planlægning.

Vedtaget af Byrådet den 17. juni 2008

Hvis din forening vil låne et skolelokale, skal din forening sende en ansøgning i Conventus.

Se hvordan du opretter en forening i Conventus

Når foreningen er oprettet i Conventus, skal foreningens bookingsansvarlige tildeles rettigheder. Kontakt Casper Graugaard, 43 59 13 11, CasperGr@htk.dk.

Den bookingansvarlige logger på Conventus, og sender en ansøgning om at booke et lokale. Ansøgningen godkendes af Fritid og Kultur, og ansøgeren får en bookingbekræftelse per mail.

Vejledning i booking af lokale sendes ved henvendelse til Fritids- og Kulturcentret.

Kommunen udlåner lokaler/faciliteter til enkeltstående arrangementer, men ikke til enkeltpersoner eller private fester/formål.

Enkel booking

Følgende kan booke et kommunalt lokale til en enkeltarrangement, fx en generalforsamling eller borgermøde:

• Godkendte folkeoplysende foreninger
• Sociale foreninger som får støtte fra § 18 puljen 
• Foreninger eller private, som får støtte fra Integrationspuljen
• Kommunale institutioner

Man skal være hjemmehørende i Høje-Taastrup Kommune, for at låne kommunale lokaler/faciliteter til enkeltarrangementer. En forening er hjemmehørende i HTK, når dens primære aktivitet foregår i kommunen, aktiviteten er rettet mod kommunens borgere eller et flertal af medlemmerne er bosiddende i kommunen.

Sæsonbooking

Sæsonen løber fra 01.09 til 30.06. Hvis du ønsker at booke en tid uden for sæsonen, kontakter du følgende:

• Lokalerne må kun benyttes til det formål, de er ansøgt til. Formål skal fremgå tydeligt af ansøgningen.
• Den person, som på Foreningens/institutionens vegne har lånt lokalerne, er ansvarlig for at reglementet overholdes og at holde sig ajour med eventuelle ændringer.  
• Husk at rette jeres oplysninger om foreningen, hvis der sker ændringer. Dette gøres i Conventus. 

Afbud og aflysninger 

Skader

• Den ansvarlige skal umiddelbart efter benyttelsens ophør underrette den vagthavende servicemedarbejder eller Fritid og Kultur, hvis der er opstået skader eller andre uregelmæssigheder. 
• Hvis der opstår skader på lokaliteter eller inventar, der ikke skyldes almindelig brug, har den ansvarlige forening/institution det økonomiske ansvar overfor kommunen.

Ved udlån af idrætshaller og skolesale gælder der særlige regler.

1. Øl og sodavand må ikke nydes i haller og sale.
2. Affald der ikke er plads til i de opstillede containere på skolen skal foreningen/institutionen selv skaffe af vejen. 
3. Der må udelukkende bruges vandbaseret harpiks. Ved kampe/stævner med deltagere fra andre kommuner/klubber er det den ansvarlige for lån af lokalet, der er forpligtet til at sørge for at dette overholdes. 
4. Bander og andet udstyr skal sættes op/tages ned og sættes på plads når foreningens tid er færdig, med mindre andet er aftalt. 
5. Fodtøj, der anvendes udendørs, må ikke benyttes i haller, gymnastik- og tumlesale samt i omklædningsrum. Dette gælder alle former for fodtøj med hæl uanset om de har været brugt udendørs. 
6. Omklædningsrummet skal være forladt senest 30. minutter efter træningen.

• Til særarrangementer regnes stævner, overnatninger, pokalfester og arrangementer med mere end 150 deltagere.
• Hver forening har ret til at afholde 1 årlig pokalfest for foreningens medlemmer.
• Ydelser til særarrangementer der ligger ud over almindelig service, kan medføre brugerbetaling. 
• Overnatninger kræver, at der er to vågne vagter natten igennem. Der skal foreligge tilladelse til overnatning senest 2 uger før arrangementet.

Søg om tilladelse til overnatning

Brugerbetaling til særarrangementer

• Der kan kræves brugerbetaling for de ekstra timer, der er nødvendige for servicelederen eller dennes stedfortræder for at kunne opfylde kravet om at være til stede under hele arrangementet ved arrangementer med mere end 150 deltagere. 
• I særlige tilfælde kan ansvaret for vagtordningen overdrages til person i foreningen. Den ansvarlige fra foreningen overtager således det fulde ansvar for at arrangementet overholder alle myndighedskrav. 
• Der kan kræves betaling for ekstra renovation ved større stævner, overnatning og arrangementer, hvor det skønnes nødvendigt af hensyn til skolens almindelige drift. 
• For serviceydelser, der ikke kan indeholdes i den almindelige service af lokalet/anlægget og dermed pålægger faciliteten betydeligt merarbejde/-udgifter, kan der opkræves betaling. Eksempelvis brandvagt ved større arrangementer og overnatninger samt ved udvidelse af åbningstiden. 
• Alle ekstraydelser, hvortil der er knyttet brugerbetaling, skal aftales med institutionen inden godkendelse af udlånet. Institutionen informerer Fritid og Kultur om eventuelle ekstraydelser.

For nogle lokaler gælder det, at de udlånes for et helt år ad gangen (01/08 – 31/07). Lokalerne anvendes til folkeoplysende foreningers primære aktiviteter og sociale/administrative aktiviteter.

For disse lokaler gælder ud over de generelle regler:

1. Lokalerne skal benyttes til forenings aktiviteter og må ikke benyttes til andre formål, herunder fremleje eller overdragelse til anden side. Dette gælder også for "beslægtede" såsom støtteforeninger mv.
2. Lokalerne stilles til rådighed med varme og el samt evt. adgang til fælles køkken og toilet.
3. Lokalet stilles til rådighed som "rålokale", idet brugerne for egen regning færdiggør lokalet.
4. Lokaler, der ligger på skoler, kan benyttes i skolens åbningstid 07-22

Delelokaler

1. Lokaler der anvendes af 2 eller flere foreninger indrettes i samarbejde med Fritid og Kultur. Udgifterne fordeles mellem brugerne i forhold til benyttelsens art og omfang. Hvis brugerne ikke kan blive enige, fastlægges samarbejde og indretning ved Fritid og Kulturs mellemkomst.
2. Alle ændringer af bygningens/lokalets indretning og installationer skal godkendes af Høje-Taastrup kommune, Fritid og Kultur, før arbejdets udførelse.
3. Ved delelokaler må hver forening sørge for at lokalet er i ordentlig stand, når det forlades. 

Vedligeholdelse

1. Udendørs vedligeholdelse påhviler Høje-Taastrup kommune. Vedligeholdelse og rengøring af fælles gangarealer, toiletter samt køkken påhviler foreningerne, med mindre andet er aftalt.
2. Ved fraflytning skal lokalet afleveres i rengjort stand. Høje-Taastrup kommune kan forlange at lokalet føres tilbage til oprindelig indretning for brugerens regning, såfremt ændringer ikke tidligere i henhold til pkt. 2 under delelokaler er aftalt med kommunen.
3. Ved misligholdelse af dette reglement kan kommunen inddrage foreningens lånetilladelse.
4. Det påhviler foreningerne straks at give besked til Fritid og Kultur, såfremt foreningens benyttelse af tildelt lokale ændres eller ophører.

Høje-Taastrup Kommune har lejet et område, som i daglig tale kaldes spejderområdet, af I/S Hedeland.

Spejderområdet ligger ved Brandhøjvej, med indkørsel fra Brandhøjgårdsvej i Hedehusene. Kolonihaverne ligger til venstre og spejderområdet ligger til højre. Der er på grunden opsat en aflåst toiletbygning med 2 toiletter, udvendig vandhane og udtag til strømforsyning.

Området udlånes i sommerhalvåret gratis til kommunens spejdere, børneinstitutioner, og godkendte foreninger med flere. Området er åbent i perioden primo marts til medio oktober.

Ansøgning om lån af spejderområdet foregår igennem Conventus.

Når bookingen er godkendt, udleveres nøglen til toiletbygningen i Fritid og Kultur, rådhuset, Rådhusstræde 1, 2630 Taastrup.

Det er muligt at låne kommunale pladser, torve eller den udendørs scene på Axeltorv til arrangementer.

Læs mere om lån af torve, pladser og scener 

De kommunalt ejede arealer kan også bruges til andet end landbrugsdrift blandt andet til spejderne og hundetræning. Arealerne kan søges af foreninger.

Søger du et grønt areal til foreningsformål, så send en mail til Driftsbyen på driftsby@htk.dk. Hvis du har en forespørgsel til et bestemt areal, så vedhæft gerne et oversigtskort i mailen.

Høje-Taastrup Kommune ønsker at give virksomheder, organisationer og privatborgere mulighed for at udnytte faciliteterne i skolerne til aktiviteter.

Udlejning kræver ikke godkendelse i henhold til Folkeoplysningsloven.

Udlejning af faciliteterne kan kun ske, når disse ikke er udlånt til godkendte foreninger i kommunen.

Formål

Faciliteterne kan lejes ud til:

• Generalforsamlinger
• Konferencer / seminarer
• Samlinger/årsmøder
• Idrætsarrangementer samt overnatninger i forbindelse med idrætsarrangementer

Der lejes ikke ud til arrangementer, hvis eneste formål er af privat karakter.

Udgifter til opsætning af bander eller rekvisitter betales særskilt. Ligesom betaling for brandvagt eller åbning af faciliteter udover normal åbningstid betales særskilt.

Betaling for ekstraydelser tilfalder den institution, som afholder udgiften.

Lejer er erstatningsansvarlig i tilfælde, hvor eventuel skade er opstået ved forkert anvendelse af faciliteter eller materiel.

Lejer har pligt til at følge anvisninger for brug af materiel og faciliteter givet af kommunens medarbejdere.

Udlejning sker ved henvendelse på mail til Fritid og Kultur.