Ejendomsstrategi

Kloge kvadratmeter er kvalitet frem for kvantitet. Vi vil hellere have færre gode, multifunktionelle kvadratmeter, der kan benyttes af flest mulige, fremfor mange dårligt indrettede kvadratmeter i ringe stand.

Kommunes ejendomme, lokaler og faciliteter skal understøtte den kommunale kerneopgave. De fysiske rammer er afgørende for, at vi kan løse den kommunale kerneopgave bedst muligt. Derfor skal vi være bedre til at udnytte og indrette kommunens faciliteter, så de understøtter kommunens mange forskellige funktioner. Det kræver, at vi styrker dialogen og samarbejdet med brugerne, så vi sammen kan finde de gode løsninger, som både understøtter fagligheden og kvaliteten i opgaveløsningen, og samtidig udnytter kvadratmeterne optimalt.

Kloge kvadratmeter handler derfor netop om hvordan vi indretter arbejdspladser, der sætter brugernes faglighed og behov i centrum, og samtidig muliggør synergier, videndeling og tværfaglighed mellem forskellige brugere gennem øget sambrug. Vi arbejder for at øge sambrugen af lokaler og bygninger gennem kvalitetsløft og multifunktionel indretning.

Det kræver, at vi på tværs af kommunen får koordineret og delt viden, når der er for få eller for mange kvadratmeter til rådighed i en bygning.

Mål:

• At mindske kommunens samlede antal kvm
• At opnå optimal anvendelse af lokaler og bygninger gennem øget dobbeltudnyttelse af lokaler og større videndeling i organisationen omkring både ledige og knappe m2
• At dobbeltudnyttelse af lokaler foregår med øje for både at understøtte  kerneopgaven på stedet, høste faglige synergier og effektiv udnyttelse af m2.

Det gør vi ved at:

•  Indføre fast procedure for organisationen ift. håndtering af ledige m2, herunder etablere platform, hvor videndeling kan foregå
• Udarbejde redskaber for dialog med brugerne
• Udvikle og afprøve forskellige samarbejds- og incitamentsmodeller i forhold til brugerne
• Formidle de gode historier omkring dobbeltudnyttelse til organisationen og til borgerne
• Sikre multifunktionalitet og fleksibilitet indtænkes ved ombygning og nybyggeri

En væsentlig del af kommunens kapital er bundet i ejendomme. I Høje-Taastrup Kommune skal vi derfor arbejde systematisk og strategisk med udviklingen af bygningsmassen, så den over tid stiger i værdi, og lever op til fremtidens behov. Det kræver, at vi som organisation har et fælles tværgående overblik over udviklingen. Derfor er det vigtigt, at vi har let anvendelig og robust data vedr. de kommunale bygninger til rådighed.

Det vil sikre et transparent og styrket beslutningsgrundlag til strategisk prioritering af indsatser og budget på tværs af kommunen. Data om ejendomme skal indgå i den samlede strategiske planlægning og porteføljestyring af kommunens opgaver og indsatser. Derudover kan god data danne grundlag for en god og konstruktiv dialog med brugerne omkring mulige forbedringer og løsninger.

Vi skal løbende følge op på ejendomsområdets udvikling ved at udvælge et begrænset antal relevante nøgletal, og kommunikere tydeligt omkring disse, så det skaber værdi for organisationen.

Data skal understøtte den langsigtede planlægning, bl.a. ved at vi kan vedligeholde bygningerne planlagt og forebyggende. Vi skal blive skarpere til at definere hvilket kvalitetsniveau vi ønsker for vores bygninger, så vi vedligeholder på et passende niveau.

Mål:

•  At styrke beslutningsgrundlaget på ejendomsområdet ved at sikre et fælles dataoverblik og synliggøre udviklingen gennem brug af nøgletal (kunne fx være energiforbrug, vedligeholdelsesefterslæb, kørsel, arealoptimering).
• At minimere vedligeholdelsesefterslæb og bevare bygningsværdi 

Det gør vi ved at:

• Udarbejde en lettilgængelig årlig afrapportering til byråd og organisation
• Løbende opdatering og opfølgning på nøgletal for udviklingen af ejendomsmassen og ejendomsdrift på de forskellige fagområder 
• Implementere nyt facility-management IT-system, der understøtter effektiv ejendomsdrift
• Definere kvalitetsniveauer for bygningerne til strategisk prioritering af vedligeholdelsesmidler

Organisationen har igennem 10 år været igennem en professionalisering af ejendomsdriften, hvor der er blevet etableret et centralt ejendomscenter, hvor teknisk service er samlet under, og hvor man har arbejdet strategisk med ejendomsområdet. Vi skal fortsætte den udvikling og sikre en fortsat professionalisering med henblik på at kunne levere den bedste service og optimale rammer for nuværende og kommende brugere.

God service handler om godt samspil med brugerne og fleksibilitet. For at lykkedes med det, er det vigtig med tæt løbende dialog med brugerne, så vi sikrer et serviceniveau, der er tilpasset brugernes behov. 

I dag varetages rengøring og teknisk service ikke for alle kommunens bygninger. Det betyder, at borgerne oplever et ringere serviceniveau i de bygninger, hvor rengøring og teknisk service varetages af en anden aktør. Det er uhensigtsmæssigt både for brugerne og for bygningernes stand på den lange bane. Vi skal derfor sætte fokus på og arbejde henimod at sikre en ensartet service og vedligeholdelse af alle kommunens bygninger.

Mål:

• At give en serviceforbedring til brugerne ved at arbejde henimod en ensartet service i alle bygninger og ved at effektivisere arbejdsgange på tværs af organisationen.
• At opnå en høj grad af brugertilfredshed.

Det gør vi ved at:

• Arbejde målrettet på at få samme rengørings- og teknisk servicestandard i alle kommunens bygninger
• Gennemføre brugertilfredshedsundersøgelse
• Sikre en god dialog med brugerne omkring serviceniveau og brugertilfredshed
• Videreuddanne rengørings – og teknisk servicepersonale for at øge effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen