Udbudspolitik

Udbudspolitik, vedtaget af Byrådet 25.10.2011, sag nr. 10/1539 

Indholdsfortegnelse:

1. Vision

2. Mål

3. Afgrænsning og omfang

4. Ansvar for implementering

5. Opfølgning og ændring af Udbudspolitikken

6. Handleplan til udbudsstrategien

1. Vision

Udbud af kommunale opgaver er ikke et mål i sig selv, lige så lidt som, at kommunen selv skal stå for samtlige opgaveløsninger er det. Det er et middel, der kan anvendes som et blandt flere midler til at skabe en kvalitets- og effektivitetsudvikling i kommunerne.

Det afgørende er, at pris og kvalitet hænger sammen og kommunen opnår den mest fordelagtige opgaveløsning. Derfor er konkurrenceudsættelse og udbud et almindeligt styrings- og planlægningsværktøj i Høje-Taastrup kommune.

Udbud anvendes som et middel til at sikre omkostningsbevidsthed, fleksibilitet, inspiration og faglig fornyelse ved kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser.

Hensigten med udbudspolitikken er at sikre, at beslutningen om at udbyde bliver truffet på et kvalificeret grundlag, at kvaliteten i selve udbudsmaterialet er i orden, og at medarbejderne bliver hørt.

Høje-Taastrup Kommune vurderer i sin Udbudsstrategi 2011-13, hvilke af kommunens opgaver, som kommunen ikke selv ifølge gældende lovgivning er forpligtet til at løfte, med fordel kan konkurrenceudsættes for at sikre, at de kommunale opgaver fortsat løses bedst og billigst.

Formålet med at sende varer, driftsopgaver og tjenesteydelser i udbud er at afprøve markedet. Dels for at sikre at gældende lovgivning overholdes. Dels for at sikre en fortsat effektivisering af opgavevaretagelsen.

Følgende elementer indgå ved udbud:

• Valg af leverandør, kravspecifikationer og betingelser ved udbud
• Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer
• Kvalitetsopfølgning
• Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud
• Inddragelse af personalet
• Anvendelsen af sociale klausuler

2. Mål

Høje-Taastrup Kommunes udbudspolitik er udarbejdet for at udliciteringer varetager regeringens krav til at IKU graden skal være 31.5 % i 2015 i kommunerne under et, samtidigt med at kommunen opnår de økonomisk mest fordelagtige tilbud, således at en eller flere af de nedenfor nævnte grunde bliver opfyldt:

• Bedre kvalitet
• Øge brugernes valgmuligheder
• Høste potentielle økonomiske besparelser
• Højere medarbejdertilfredshed
• Højere effektivitet
• Uvildighed i leverancen (f.eks. tilsynsopgaver)

Ved målopfyldelsen skal det sikres, at borgerne/brugerne får leveret den kontraktmæssige ydelse i den konkrete mængde, til den aftalte tid, i den fastsatte kvalitet, indenfor den aftalte økonomiske ramme. Borgerne skal som minimum have samme kvalitet til samme pris i forhold til tidligere måde en kommunal ydelse blev leveret på.

De beskæftigelsesmæssige konsekvenser og muligheder vil være en del af Høje-Taastrup Kommunes foranalyse inden et eventuelt udbud foretages, og der skal der tages hensyn til et miljø- og socialpolitisk engagement.

Således skal der, hvis Høje-Taastrup Kommune ved ”egen” produktionen har forpligtet sig med sociale klausuler, også ved et udbud så vidt muligt stilles krav om tilsvarende af kommende leverandør. Tilsvarende skal de miljøhensyn, der er taget i egen produktion, så vidt muligt også være tilsvarende eller bedre ved et udbud.

Lovgivningen tilsiger at løn- og ansættelsesforholdene for større medarbejdergrupper må ikke forringes i overenskomstperioden. Byrådet besluttede den 19.12.06, at ved udbud sikres overholdelse af gældende overenskomster og arbejdsmiljøregler. I konkrete sager kan Byrådet beslutte, at gældende overenskomst og arbejdsmiljøregler skal overholdes i den periode, der er indgået kontrakt for (efter udbud).

Det skal sikres, at kommunen, selvom opgavevaretagelsen er udliciteret, er i stand til at udøve sit ansvar for opgavens løsning i forhold til borgerne. Kommunens egne medarbejdere skal have mulighed for at byde på opgaveløsningen under lige vilkår i forhold til private tilbudsgivere.

3. Afgrænsning og omfang

Kommunalfuldmagten og kommunalfuldmagtsbegreberne har betydning for, hvilke opgaver en kommune lovligt kan udføre - det være sig i kommunalt regi eller i selskabsform (evt. med deltagelse af private virksomheder eller andre offentlige myndigheder) - henholdsvis hvilke opgaver kommunen legalt kan privatisere/udlicitere.

Grænserne for råderummet ligger mellem på den ene side, at kommunen kan udføre foranstaltninger, der tilgodeser lokalt afgrænsede fællesbehov, blot det ikke virker konkurrenceforvridende, og på den anden side, at egentlig myndighedsudøvelse ikke kan udliciteres eller privatiseres.

Det er i visse tilfælde fastlagt i lovgivningen, at visse opgaver skal udføres i kommunalt regi. Myndighedsfunktioner, kommunens kompetence til at træffe afgørelser med retsvirkninger for andre, kan ikke privatiseres/udliciteres.

I andre love er det forudsat, at kommunerne kan lade en del af opgaven udføre i privat regi.

Kommunen har i øvrigt, hvis der ikke direkte er forbud herimod, adgang til at lade anlægs- og driftsopgaver udføre af private mod betaling.

Alle kommunale opgaver, som ikke er fastlagt i lovgivning kun kan udføres i kommunalt regi, kan udbydes, såfremt

• Opgaven er velafgrænset i ydelse og økonomi
• Der er et marked som kan løse opgaven
• Mulighed for en offentligt/privat samarbejde

samtidig med, at Kommunen sikrer at bevare kompetencen til at kunne følge op og med i opgaven.

4. Ansvar for implementering

Det er Høje-Taastrup Kommunes ledelse (direktion og centerledere), der er ansvarlige for at implementere og efterleve Retningslinjerne og Udbudsstrategien for 2011-13.

Kommunen har i dag allerede indhøstet gode og lærerige erfaringer med konkurrenceudsættelse.

Disse erfaringer er og vil fortsat blive forankret i kommunens Økonomi og Digitaliseringscenter, Indkøbsteamet – en enhed, der har ekspertise inden for udbud og som altid samarbejder med kommunens øvrige afdelinger indenfor bl.a. jura og personale.

Kommunens direktører og centerchefer vil – udover at konkurrenceudsætte de i Udbudsstrategien udvalgte områder – også iværksætte undersøgelser af konkrete opgavers udbudsegnethed.

En måde at gøre et område mere udbudsegnet kan være at afprøve muligheden for at konkurrenceudsætte den kommunale opgavevaretagelse ved eksempelvis at indgå i fælles offentlig/private selskaber.

Retningslinjerne skal følges i behandling af en udbudssag før den forelægges til politisk afgørelse.

Grundlag for udbudsstrategi 2011-13 (jævnfør Byrådsperiodens udløb)

Målet i Regeringens genopretningsplan er et IKU mål på 31,5 pct. i 2015. Herudover kan Indenrigs- og Sundhedsministeren fastsætte regler om at en kommunalbestyrelse skal konkurrenceudsætte nærmere faste opgaver helt eller delvist, og om de nærmere betingelser for konkurrenceudsættelsen jfr. § 62 e i Styrelsesloven, med virkning fra 1. juli 2011.

• 2007: 24,1 %
• 2008: 26,0 %
• 2009: 25,32 %
• 2010: 24,0 %  

5. Opfølgning og ændring af Udbudspolitikken

Ved udgangen af Byrådsperioden i 2013 skal Udbudsstrategien opfølges med henblik på om målene er nået for hvert udbud. Udbudspolitik revideres, såfremt der enten lovgivningsmæssigt eller proceduremæssigt har vist sig behov.

6. Handleplan til Udbudsstrategien

Byrådet har i forlængelse af vedtagelsen af Udbudspolitikken også vedtaget en handleplan. Handleplanen indeholder opgaver som p.t. løses af kommunens selv, og som Byrådet har vedtaget skal analyseres med henblik på eventuelt udbud af opgaven.